De mon expérience, l’arrivée de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) a suscité deux fortes émotions chez les payeurs :

  • Une émotion négative qu’est la PEUR : peur du changement, de ne pas réussir à rectifier les DSN en cas d’erreur (suppression au fil des années du fameux tableau récapitulatif annuel), de fournir quasi en temps réel les données de paie à l’ensemble des organismes sociaux et fiscaux (et non plus par année civile).
  • A contrario, une émotion positive qu’est l’ENTHOUSIASME : enthousiasme de ne plus avoir à perdre d’énergie dans le déclaratif, et de dégager ce temps sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Qu’en est-il aujourd’hui ?

J’ai pu constater une nette détérioration des contrôles de fin de mois et de fin d’année, voire plus dramatiquement, l’absence total de contrôles avant l’envoi des données DSN aux différentes administrations.

Or, l’absence de contrôles peut avoir des conséquences importantes. À titre d’illustration, dans une PME au sein de laquelle je faisais des contrôles mensuels, j’ai pu constater sur un mois donné, l’absence de déclaration de 5 employés sur un mois. Après analyse, il s’avérait que ces personnes s’étaient manifestées juste avant la clôture de paie par rapport à une problématique d’acompte. La responsable paie, en checkant leurs bulletins de salaire, les a involontairement sortis de la DSN. Or, omettre de déclarer 5 salariés sur un mois génère à minima un redressement URSSAF, avec majorations de retard, voire, selon le contexte du contrôle, un délit de travail dissimulé, avec rédaction d’un procès-verbal transmis au Procureur de la République. Une petite erreur qui peut donc coûter cher à l’entreprise.

La déficience des contrôles en paie engendre à terme beaucoup d’insatisfactions :

  • Provenant des salariés, voire des IRP (Instances Représentatives du Personnel), du fait par exemple de différences de traitement entre 2 salariés dans une même situation donnée ou d’incompréhension de la déclaration préremplie d’impôt sur le revenu. Cela peut engendrer à terme une défiance par rapport à la fiabilité des bulletins de paie, qui fait en général vite effet boule de neige.
  • Provenant des différentes administrations (incompréhensions des données fournies) qui génèrent des tensions voire des frais supplémentaires (taxations d’office, majorations et pénalités de retard).

De plus, la multiplication des mails, courriers, appels, … se révèle à terme contre-productif et anxiogène pour les services paie et RH qui se retrouvent à passer leur temps à gérer des problèmes.

Mon conseil aux équipes paie : repensez « contrôle » et reprenez la main sur les données que vous envoyez. Non, ce n’est pas une perte de temps, mais un investissement !

Sortez de ce cercle vicieux pour ainsi pouvoir vous impliquer en tant qu’acteur dans les prochains projets d’entreprise, comme la mise en place du télétravail, qui est, sans nul doute, le chantier RH de la rentrée.